Cara Membuat Anggaran / Budget Proyek (Bagian ke-2)

 Business & Management  No Responses »
Nov 072011
 

Dalam tulisan sebelumnya telah saya uraikan hal-hal yang harus dilakukan sebelum mulai menyusun anggaran (budget) proyek, yaitu :

1. Mempelajari dokumen kontrak secara seksama dan memahami scope of work atau pembagian tanggung jawab antara kontraktor dan pemilik proyek (owner).

2. Membuat work breakdown structure (WBS) dari proyek yang akan dikerjakan.

3. Menyusun struktur organisasi dari team yang akan diterjunkan untuk menangani proyek.

4. Menentukan cost breakdown structure (CBS) dari anggaran yang akan disusun.

Dalam menyampaikan cara penyusunan anggaran proyek ini, saya akan mengambil studi kasus proyek pembangunan PLTU Banjarmasin (Asam Asam) Unit-1 dan 2 2×65 MW di Kalimantan Selatan. Dalam proyek tersebut perusahaan tempat saya bekerja, PT Truba Jurong Engineering, mendapatkan kontrak pekerjaan konstruksi paket Boiler dari Mitsui Engineering and Shipbuilding. Selama 2 tahun saya mendapat penugasan dalam proyek tersebut.

Work breakdown structure dari proyek konstruksi Boiler PLTU Asam Asam dapat diuraikan menjadi pekerjaan-pekerjaan sbb :

WBS-01 Boiler House Steel Structure
WBS-02 Boiler Pressure Parts
WBS-03 Auxiliary Equpments
WBS-04 Ducting and Raw Coal Silo
WBS-05 Boiler Piping
WBS-06 Electrostatic Precipitator
WBS-07 Chimney
WBS-08 Electrical & Control Instruments
WBS-09 Insulation & Refractory
WBS-10 Painting
WBS-11 Material Handling
WBS-12 Site Management

Perlu diketahui bahwa dalam anggaran proyek dikenal apa yang namanya biaya langsung (direct cost) dan biaya tidak langsung (indirect cost).

Direct cost adalah biaya untuk pengadaan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang menghasilkan progress secara langsung. Contohnya adalah biaya yang diperlukan untuk menggaji fitter dan tukang las, untuk pembelian kawat dan sewa mesin las yang dipakai untuk pekerjaan pemasangan pipa main steam yang menghubungkan boiler dan steam turbune.

Sementara indirect cost adalah biaya yang diperlukan untuk pengadaan sumber daya bagi aktivitas proyek yang tidak langsung menghasilkan progress. Contohnya adalah gaji untuk staff bagian Keuangan. Meskipun tanpa staff bagian Keuangan aktivitas proyek tidak akan bisa berjalan, tetapi segala aktivitasnya tidak pernah diperhitungkan dalam perhitungan progress proyek.

Singkat kata direct cost adalah biaya untuk aktivitas yang langsung menghasilkan progress, sementara indirect cost adalah biaya untuk aktivitas yang bersifat mendukung pekerjaan-pekerjaan penghasil progress.

Team yang memiliki budget direct cost biasa dikenal dengan production atau construction team. Sementara lainnya dikenal sebagai supporting team. Dari uraian WBS di atas, WBS-01 sampai WBS-11 adalah construction team. Sedangkan supporting team yang dikumpulkan dalam WBS-12 biasanya terdiri atas seksi-seksi : project planing & control, quality control, safety, finance & inventory, purchasing dan personalia (HRD). Jika digambarkan dalam struktur organisasi, maka akan didapatkan bagan sbb :


Langkah selanjutnya adalah menentukan cost breakdown structure (CBS) dari anggaran yang akan disusun. Setelah mempelajari kontrak dengan seksama, diputuskan untuk membuat budget dengan pos-pos anggaran sbb :

A Direct dan Indirect Labor
B Contractor Staff
C Construction Equipments
D Tools
E Consumables
F Sub Contracting Cost
G Mobilization & Demobilization
H Temporary Facilities
I Site Operation Cost

Kini kita pun siap untuk mulai menyusun anggaran proyek. Pada umumnya penyusunan budget proyek dilakukan atas dasar data-data performance dari proyek sebelumnya. Untuk itu team penyusun budget sebaiknya memiliki pengalaman sudah pernah mengelola proyek.

Cara penyusunan budget secara detail akan saya ulas dalam artikel berikutnya.

Silakan ke Daftar Isi untuk membaca artikel-artikel yang lain.

 Posted by Priyantoro at 5:27 pm  Tagged with: ,

Cara Membuat Budget / Anggaran Proyek (Bagian Ke-1)

 Business & Management  No Responses »
Nov 052011
 

Sebelum proyek dimulai hendaknya team yang akan menjalankan proyek bersangkutan menyusun atau membuat budget (rencana anggaran) proyek. Budget proyek berisi rencana alokasi biaya (anggaran) yang akan dipakai untuk menyelesaikan proyek.

Persoalan yang sering muncul adalah sampai seberapa detail kita harus membuat rencana anggaran suatu proyek. Misalnya apakah kita harus menganggarkan atau membuat budget peralatan kerja (tools) dan consumables sedetail-detailnya hingga setiap item kita tentukan budgetnya ? Ataukah cukup secara garis besar saja ?

Kemudian apakah kita cukup membuat rencana anggaran secara total saja tanpa perlu membuat breakdown bulanan ? Mudah-mudahan pertanyaan ini bisa terjawab melalui tulisan singkat ini.

Sekalim lagi dalam menguraikan cara membuat budget proyek saya akan mengambil contoh kasus proyek konstruksi pembangunan PLTU (Pembangkit Listrik Tenaga Uap), karena pengalaman saya semuanya dalam proyek PLTU.

Hal pertama yang harus dilakukan sebelum mulai menyusun budget proyek adalah mempelajari kontrak dengan seksama. Dua hal yang harus dilihat dalam kontrak adalah pembagian tugas (scope of work) antara kontraktor dan client dan jadwal pelaksanaan proyek.

Meskipun jenis proyeknya sama, scope of work bisa berbeda antara satu proyek dengan proyek yang lain. Untuk melihat beberapa contoh perbedaan scope of work silakan membaca perbedaan scope of work dan pengaruhnya terhadap anggaran proyek.

Anggaran atau budget suatu proyek biasanya terbagi menjadi beberapa pos anggaran. Susunan beberapa pos anggaran tersebut dikenal dengan nama Cost Breakdown Structure (CBS). Berikut adalah contoh CBS proyek konstruksi pembangunan PLTU :

A Direct dan Indirect Labor
B Contractor Staff
C Heavy Equipments
D Tools
E Consumables
F Mobilisasi & Demobilisasi
G Temporary Facilities
H Suplai Permanent Material
I Sub Contracting Cost
J Insurance

CBS di atas adalah CBS level-1. Setiap proyek bisa memiliki CBS yang berbeda, meskipun jenis proyeknya sama. Semuanya tergantung pada scope of work yang ada di dalam kontrak.

Agar penyusunan dan pengendalian anggaran proyek bisa dilakukan dengan lebih mudah dan lebih teliti, CBS level-1 perlu dipecah-pecah (dibreak-down) lagi menjadi pos-pos anggaran yang lebih detail, atau biasa dikenal juga dengan istilah CBS level-2.

Selain Cost Breakdown Structure, dalam menyusun budget suatu proyek kita juga memerlukan adanya Work Breakdown structure (WBS). Jika CBS memperlihatkan uraian anggaran berdasarkan pos-pos pembelanjaan, maka WBS memperlihatkan uraian suatu proyek berdasarkan jenis pekerjaannya. Silakan membaca breakdown dan pembobotan proyek untuk mengetahui WBS lebih jauh.

Sebelum mulai menyusun anggaran proyek, kita juga harus membuat membuat jadwal proyek terlebih dahulu. Jadwal ini nantinya kita perlukan untuk menentukan mobilisasi dan demobilisasi tenaga kerja, staff dan peralatan proyek. Untuk menentukan saat mobilisasi dan demobilisasi seringkali kita harus membuat jadwal proyek hingga WBS level-2 atau bahkan level-3.

Dalam proyek konstruksi pembangunan PLTU jadwal berikut ini selalu ditentukan dalam kontrak : first column erection, steam drum lifting, boiler hydrostatic test, first firing dan first synchronization. Berdasarkan target dates dari kelima milestone tersebut, jadwal konstruksi PLTU secara keseluruhan bisa disusun.

Kemudian kita juga harus menyusun struktur organisasi project team. Struktur ini nantinya kita pakai sebagai dasar pembuatan jadwal penugasan staff (contractor staff schedule) dalam proyek bersangkutan. Biasanya struktur organisasi proyek dirumuskan bersama oleh project manager, site manager dan project control engineer.

Kini setelah mengidentifikasi scope of work dengan seksama, menentukan Work Breakdown structure, jadwal masing-masing pekerjaan, struktur organisasi team yang akan diterjunkan ke dalam proyek, dan rencana pos-pos anggaran yang akan dihitung biayanya (cost breakdown structure), maka kita pun siap untuk menyusun anggaran proyek secara keseluruhan.

Silakan baca artikel berikutnya untuk mempelajari cara menyusun budget proyek secara lebih detail.

Silakan ke Daftar Isi untuk membaca artikel-artikel yang lain.

 Posted by Priyantoro at 8:24 am  Tagged with: ,

Cara Menghitung Progress Proyek : Pentahapan Pekerjaan Konstruksi (3)

 Business & Management  1 Response »
Nov 212010
 

Posting ini adalah bagian terakhir dari 3 tulisan saya tentang Cara Membuat Perhitungan Progress Proyek. Agar dapat memahami dengan baik silakan membaca dari bagian ke-1 cara menghitung progress proyek.

LANGKAH KE-5 adalah menentukan stages (tahap-tahap) dari masing-masing WBS level-2. Sebagaimana diketahui pemasangan (erection) setiap peralatan mekanikal (mechanical equipments) selalu melalui beberapa tahapan, seperti beberapa contoh di bawah ini :

Boiler House Steel Structure : lifting into position –> alignment –> inspection –> bolt tightening

Pressure Parts : lifting into position –> fit-up –> welding –> hydrostatic test

Ducting :  lifting into position –> fit-up –> welding –> confirmity test

Insulation : welding stud pins –> pemasangan rockwool –> pemasangan metal cladding –> inspection

Pentahapan (staging) masing-masing WBS level-2 seperti di atas diperlukan agar perhitungan progress menjadi lebih mudah.

LANGKAH KE-6 : Masing-masing tahapan tersebut harus diberi prosentase bobot, misalkan :

WBS 2-02 Pressure Parts memiliki pembobotan :

stage-1 lifting into position = 30%

stage-2 fit-up = 30%

stage-3 welding = 30%

stage-4 conformity test = 10%
WBS 2-09 Refractory & Insulation :

stage-1 welding stud pins = 10%

stage-2 pemasangan rockwool = 40%

stage-3 pemasangan metal cladding = 40%

stage-4 conformity / final inspection = 10%

Total prosentase bobot stage-1 sampai stage-4 adalah 100%, artinya item bersangkutan dianggap selesai 100% hanya jika telah melewati seluruh 4 tahap (stages).

Berikut ini adalah contoh perhitungan progress. Misalkan kita akan menghitung progress WBS 2-02-08 Superheaters pada akhir bulan ke-8. Data yang kita peroleh dari production group adalah sebagai berikut :

Total superheaters yang sudah di-”lifting into position” (termasuk yang sudah difit-up & diwelding) = W1 ton

Total yang sudah di-”fit-up” (termasuk yang sudah diwelding juga) = W2 ton

Total yang sudah selesai di-”welding” = W3 ton

Total yang sudah menjalani conformity test = W4 ton (W4 = 0ton, karena conformity test hanya dilakukan hanya jika seluruh sistem pressure parts sudah siap uji semuanya)

Seandainya total quantity (tonage) Secondary Air Duct adalah 60 ton, maka kumulatif progressnya pada akhir bulan ke-8 tersebut adalah =

(30% x W1 + 30% x W2 + 30% x W3 + 10% x W4) / 60 = X %

Misalkan % bobot Superheaters terhadap WBS 2-02 Pressure Parts adalah B% (hasil perhitungan langkah ke-4), maka kumulatif progress X% dari Superheaters tersebut di atas akan memberikan sumbangan progress kepada keseluruhan WBS 2-02 sebesar = B% x X%

Sementara terhadap keseluruhan paket Steam Generator pada proyek PLTU Karangwuni, progress X% dari Superheaters tadi akan memberikan sumbangan sebesar A% x B% x X%, di mana A% adalah bobot prosentase WBS 2-02 Pressure Parts terhadap keseluruhan proyek PLTU Karangwuni (hasil perhitungan langkah ke-2).

Tabel di bawah ini memperlihatkan contoh perhitungan detail WBS level-3 dari Boiler Pressure Parts. Karena space yang tidak mencukupi, tabel saya potong menjadi dua :

Dengan menghitung semua item WBS level-3, kita akan mendapatkan progress seluruh WBS level-2. Sementara progress overal dari paket Steam Generator (Boiler) didapatkan dengan menjumlahkan hasil perkalian antara progress setiap WBS level-2 dengan prosentase bobot masing-masing.

Data progress biasanya diberikan oleh masing-masing kepala seksi yang bertanggung jawab untuk setiap WBS level-2. Data tersebut diberikan kepada Project Control Engineer untuk diolah menjadi Progress Report. Progress Report yang sudah disetujui klien dijadikan dasar untuk mengajukan klaim pembayaran. Di bawah ini adalah progress summary yang setiap bulan kita kirimkan ke klien untuk mendapatkan approval mereka.

Sementara untuk keperluan internal, progress report tersebut dimanfaatkan untuk evaluasi project performance yang harus dilakukan setiap bulan.

 Posted by Priyantoro at 5:00 am

Cara Menghitung Progress Proyek : Level-3 Breakdown (2)

 Business & Management  No Responses »
Nov 162010
 

Dalam posting kali ini saya akan melanjutkan artikel tentang Cara Menghitung Progress Proyek, dengan case Proyek PLTU Karangwuni 2×65 MW.

LANGKAH KE-3 adalah membuat work breakdown structure (WBS) level-3 dari masing-masing WBS level-2.

Misalkan untuk WBS 2-02 Pressure Parts dapat dirinci lagi menjadi :

WBS 2-02-01 Pressure Parts Hangers
WBS 2-02-02 Steam Drum
WBS 2-02-03 Downcomers
WBS 2-02-04 Water Wall
WBS 2-02-05 Economizers
WBS 2-02-06 Backpass & Roof Panel
WBS 2-02-07 Boiler Roof Piping
WBS 2-02-08 Superheaters
WBS 2-02-09 Sootblowers
WBS 2-02-10 Control Buckstay, Skin Casing & Outer Casing
WBS 2-02-11 Combustion Burners

WBS 2-09 Insulation and Refractory dapat dibreakdown lagi menjadi :

WBS 2-09-01 Refractory
WBS 2-09-02 Pressure Parts Insulation
WBS 2-09-03 Insulation Hot Air Ducting
WBS 2-09-04 Insulation Flue Gas Ducting
WBS 2-09-05 Insulation for Equipments
WBS 2-09-06 Insulation for Electrostatic Precipitator
WBS 2-09-07 Piping Insulation

LANGKAH KE-4 : Setelah semua WBS level-2 dirinci menjadi WBS level-3, maka kita juga harus memberikan prosentase pembobotan untuk masing-masing item level-3. Pembobotan item pekerjaan level-3 dapat dilakukan dengan cara yang sama dengan level-2 jika memang tersedia data rincian harga proyek (price breakdown) sampai level-3.

Jika data price breakdown level-3 tidak tersedia, maka perhitungan pembobotan dapat dilakukan dengan mempergunakan data quantity dari masing-masing item level-3 (ton, meter, sq.meter, pcs, etc). Data quntity ini bisa didapatkan dari bill of quantity (BOQ) yang merupakan bagian dari dokumen tender.

Contoh pembobotan level-3 dapat dilihat pada tabel WBS 2-02 Boiler Pressure Parts di bawah ini :

 Posted by Priyantoro at 3:01 pm  Tagged with: ,

Cara Menghitung Progress Proyek : Breakdown & Pembobotan (1)

 Business & Management  8 Responses »
Nov 152010
 


Progress S-Curve

Sebagai bagian dari tata laksana proyek yang baik, setiap proyek harus diukur progressnya sepanjang durasi proyek bersangkutan. Perhitungan aktual progress yang didapat kemudian dibandingkan dengan progress planing untuk periode yang sama. Dari perbandingan antara aktual progress vs plan progress, akan diketahui apakah suatu proyek dalam kondisi ahead schedule, on schedule atau behind schedule.

Untuk itu sebelum proyek dimulai kita hendaknya sudah memiliki kesepakatan dengan pemberi proyek tentang bagaimana cara menghitung progress proyek bersangkutan. Hal ini sangat penting, karena selain untuk mengukur performance proyek, kita juga memerlukan klaim progress yang sudah disetujui klien untuk menagih pembayaran.

Pada proyek yang berdurasi beberapa bulan hingga beberapa tahun, perhitungan progress biasanya dilakukan setiap awal bulan dengan cut-off date tanggal 30 atau 31.

Berikut akan saya berikan contoh cara perhitungan progress proyek PLTU (Pembangkit Listrik Tenaga Uap) untuk paket steam generator (boiler).

Sebagaimana praktek yang umum terjadi, proyek PLTU biasanya dibagi menjadi beberapa paket, yaitu : pekerjaan sipil (civil work) yang meliputi persiapan lahan hingga pekerjaan pondasi, steam generator (boiler), coal and ash handling, electrical & control, steam turbine & generator dan balance of plant. Setiap paket biasanya dikerjakan oleh kontraktor yang berbeda. Contoh yang akan saya berikan berikut ini adalah untuk proyek paket steam generator (boiler).

LANGKAH KE-1 dalam menyusun perhitungan progress proyek adalah menentukan Work Breakdown Structure-nya. Jika kita anggap paket steam generator sebagai WBS level-1, kita perlu menyusun WBS level-2 dan level-3. Tiga level WBS ini sudah sangat mencukupi untuk melakukan perhitungan progress dan pengendalian jadwal proyek.

Dari WBS level-1 Steam Generator kita bisa mebuat breakdown level-2 sebagai berikut :

WBS 2-01 Boiler House Steel Structure
WBS 2-02 Pressure Parts
WBS 2-03 Auxiliary Equipments
WBS 2-04 Air and Flue Gas Ducting
WBS 2-05 Coal Pipe & Boiler Piping
WBS 2-06 Electrostatic Precipitator
WBS 2-07 Electrical & Lighting
WBS 2-08 Instrumentation & Control
WBS 2-09 Refractory & Insulation
WBS 2-10 Painting

LANGKAH KE-2 adalah menghitung prosentase bobot masing-masing WBS level-2 di atas terhadap nilai/bobot keseluruhan paket steam generator. Untuk menghitung bobot prosentase ini kita memerlukan data nilai kontrak proyek paket steam generator

Pada saat mengajukan proposal harga dalam proses tender biasanya kita diminta untuk membuat rincian harga (price breakdown). Misalkan untuk proyek konstruksi boiler pada PLTU Karangwuni yang berkapasitas 2 x 65 MW nilainya adalah USD 5,950,876.60, maka breakdown price-nya kira-kira akan seperti di bawah ini :

Berdasarkan data di atas kita bisa menghitung bobot prosentase dari masing-masing WBS level-2. Misalkan untuk WBS 2-01 Boiler House Steel Structure bobot prosentasenya adalah :

Harga Boiler House Steel Str / Harga Total Proyek x 100% =

1,263,505.07 / 5,950,876.60 x 100% = 21.23%

Setelah kita hitung satu per satu, maka bobot masing-masing WBS level-2 dapat dilihat pada tabel berikut ini :

 Posted by Priyantoro at 9:38 pm  Tagged with: ,
 Older Entries
© 2012 kqlima.com Suffusion theme by Sayontan Sinha