Membuat Anggaran Proyek : Menghitung Budget Direct Labour dan Membuat Manpower Loading

Melalui artikel ini saya akan menyampaikan cara membuat budget / anggaran proyek secara detail. Berhubung keterbatasan pengalaman yang saya miliki, saya hanya akan menuliskan cara membuat anggaran proyek konstruksi (construction).

Tulisan ini tidak membahas perhitungan budget proyek yang memiliki scope design engineering maupun equipment / material procurement. Sebagaimana diketahui untuk proyek industrial plant sekala besar, scope proyek biasanya dibagi menjadi : engineering, procurement and construction (EPC).

Jadi tulisan ini hanya akan membahas tentang bagaimana membuat budget untuk proyek construction. Lebih khusus lagi proyek konstruksi Pembangkit Listrik Tenaga Uap (PLTU), sesuai dengan pengalaman saya selama 10 tahun di dunia proyek konstruksi.

Pada dasarnya cara menyusun anggaran untuk semua jenis proyek konstruksi adalah sama. Oleh karena itu jika kebetulan proyek yang anda tangani bukan konstruksi PLTU, silakan mengambil logika berpikirnya saja dan lakukan penyesuaian terhadap cara penyusunan budget yang saya sampaikan agar bisa diaplikasikan dalam proyek selain pembangunan PLTU.

Ada beberapa data yang harus dipersiapkan sebelum mulai menghitung budget secara detail., yaitu :

1. Scope pekerjaan
2. Volume pekerjaan
3. Project milestone
4. Historical data dari proyek-proyek sebelumnya

Tiga hal pertama bisa didapatkan dari dokumen kontrak, sementara historical data merupakan data-data performance yang dihitung berdasarkan kinerja dari proyek yang tlah lalu.

Saya asumsikan budget yang akan disusun memiliki cost breakdown structure atau pos-pos anggaran sbb :

A Direct dan Indirect Labor
B Contractor Staff
C Costruction Equipment
D Tools
E Consumables
F Sub Contracting Cost
G Mobilization – Demobilization
H Temporary Facilities
I Site Operation Cost

Karena case yang saya ambil adalah proyek mechanical erection Pembangkit Listrik Tenaga Uap, maka istilah-istilah yang saya pakai dalam tulisan ini adalah istilah-istilah dalam proyek PLTU.

A Direct dan Indirect Labor

Direct labor adalah seluruh karyawan / tukang yang melaksanakan pekerjaan yang langsung menghasilkan progress.

Berdasarkan bidang pekerjaannya direct labor dibagi menjadi : rigger, fitter, millwright dan welder. Sedangkan berdasar tingkat keahliannya direct labor digolongkan menjadi : foreman, skill, semi skill dan helper.

Menyusun budget direct labor berarti kita harus menghitung :
- Total manhour untuk masing-masing WBS
- Komposisi (breakdown berdasarkan skill) manhour
- Budget direct labor
- Direct labor loading

Dalam dunia konstruksi dikenal istilah labor productivity. Productivity ini adalah produktivitas tenaga kerja yang diukur berdasarkan jumlah manhour yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap satuan volume pekerjaan.

Produktivitas pekerjaan erection steel structure, boiler pressure parts, ducting dan mechanical equipments diukur dengan manhour/ton. Pekerjaan painting, insulation dan refractory dihitung produktivitasnya dengan manhour/m2. Sementara mengukur produktivitas pekerjaan welding atau pengelasan pipa dilakukan dengan menghitung manhour untuk setiap inch-dia (manhour/inch-dia).

Setiap perusahaan kontraktor yang sudah berpengalaman mengerjakan beberapa proyek tentu memiliki historical data produktivitas dari proyek-proyek yang telah dikerjakan sebelumnya. Berdasarkan data produktivitas dan volume pekerjaan yang ada di dalam kontrak, kita bisa menghitung kebutuhan manhour untuk masing-masing jenis pekerjaan.

Budget Manhour = produktivitas x volume pekerjaan

Tabel di bawah ini memperlihatkan contoh budget manhour untuk masing-masing WBS pada proyek konstruksi boiler (ketel uap) PLTU.

————————————————
TABLE budget manhour (menyusul)
————————————————–

Setelah menghitung total manhour untuk masing-masing WBS, langkah berikutnya adalah menentukan komposisi manhour dari setiap WBS. Menentukan komposisi manhour berarti kita harus membuat breakdown berdasarkan skill untuk setiap total manhour WBS.

Berdasarkan skill-nya direct labor pada proyek konstruksi boiler PLTU dibagi menjadi :
- Foreman rigger
- Foreman fitter atau foreman millwright
- Foreman welder
- Skill rigger
- Skill fitter atau skill millwright
- Semi skill rigger
- Semi skill fitter atau semi skill millwright
- GTAW welder
- SMAW welder
- Plate welder
- Helper

Agar bisa menentukan komposisi manhour masing-masing WBS, kita harus bisa menentukan prosentase masing-masing skill labor. Beda WBS prosentase masing-masing skill labornya juga berbeda. Biasanya data prosentase skill labor masing-masing WBS diambil dari historical data proyek sebelumnya.

Tabel di bawah ini memperlihatkan contoh breakdown manhour berdasarkan skill untuk pekerjaan steel structure dan boiler pressure parts.

—————————————————–
TABLE breakdown manhour (menyusul)
——————————————————

Setelah berhasil menghitung budget manhour total beserta breakdown skillnya untuk masing-masing WBS, kita bisa menghitung budget direct labor dalam bentuk rupiah. Agar bisa menghitung nilai rupiah berdasar budget manhour yang sudah ada, kita memerlukan manhour rate.

Manhour rate adalah jumlah rupiah yang harus dibayarkan untuk setiap manhour. Oleh karena itu satuan manhour rate adalah rupiah/manhour. Kita bisa mendapatkan manhour rate ini dari data salary rate yang dibuat oleh bagian Personalia (HRD) proyek.

Setiap akan memulai proyek staff HRD selalu menyusun salary rate untuk proyek bersangkutan. Salary rate inilah yang menjadi dasar dalam menentukan gaji yang akan diberikan kepada setiap karyawan proyek. Salary rate disusun berdasarkan UMR dan tingkat upah di pasar tenaga kerja lokasi di mana proyek berada.

Berikut adalah contoh alokasi anggaran direct labor yang dihitung berdasarkan budget manhour dan manhour rate untuk pekerjaan steel structure, boiler pressure parts dan auxiliary equipments.

——————————————————–
TABLE anggaran Direct Labor (menyusul)
———————————————————

Langkah selanjutnya dalam menyusun budget direct labor adalah membuat manpower loading atau manpower schedule. Untuk membuat manpower loading, kita memerlukan 2 data, yaitu :

- Manhour budget per WBS
- Progress planning per WBS

Terlebih dahulu manhour budget per WBS harus dikonversi ke manmonth budget. Untuk mendapatkan manmonth budget, kita bisa membagi budget manhour dengan 242. Angka 242 ini adalah total jam kerja dalam satu bulan untuk setiap 1 orang karyawan, dengan asumsi :

- Senin – Kamis = 9 jam kerja
- Jumat – Sabtu = 8 jam kerja
- Libur Minggu dalam sebulan hanya 2 kali. jam kerja hari Minggu = 8 jam

Dengan membagi budget manhour dengan 242 kita akan mendapatkan manmonth budget sbb :

—————————————————–
TABLE manmonth budget (menyusul)
——————————————————

Selanjutnya kita bisa mendistrubusikan budget manmonth di atas menjadi manpower schedule bulanan. Pendistribusian tersebut dilakukan berdasarkan distribusi progress planning bulanan, dengan cara sebagai berikut :

- Distribusikan budget manmonth menjadi manpower schedule bulanan berdasarkan progress planning masing-masing WBS.

- Lakukan adjustment terhadap manpower schedule yang didapat pada langkah pertama. Adjustment dilakukan dengan cara mengurangi manpower loading pada bulan-bulan saat pek-time.

Manpower yang dikurangkan dari beberapa bulan saat peak-time tadi didistribusikan ke periode bulan-bulan awal (saat-saat preparation works) dan periode bulan-bulan akhir (saat-saat finishing works).

- Adjustment ini perlu dilakukan karena tahap awal dan tahap akhir selalu memerlukan lebih banyak manhour/ton dibanding rata-rata manhour/ton masing-masing WBS. Dengan kata lain tahap awal dan akhir setiap WBS selalu memiliki produktifitas yang rendah. Sedangkan saat-saat peak-time selalu ditandai dengan produktifitas yang tinggi.

Di bawah ini saya sertakan tabel-table untuk membuat manpower planing untuk pekerjaan Steel Structure dengan total tonage = 7,000 ton, produktivitas = 48 manhour/ton, sehingga didapatkan budget manhour = 336,000 manhours.

manhour planing

TABEL LANJUTAN MANHOUR PLANING & MAN-MONTH PLANING

manpower planing

Manpower schedule atau manpower loading, selain berfungsi untuk labor control saat proyek sudah berjalan, juga berguna untuk membuat beberapa planning berikutnya, seperti :

- Menghitung budget peralatan safety : helmet, sepatu, safety belt, seragam lapangan, dsb.
- Menghitung budget alat transportasi karyawan.
- Menentukan jumlah mesin las yang diperlukan, berdasarkan jumlah welder.
- Menghitung kebutuhan mess karyawan, dsb.

Silakan klik Daftar Isi www.kqlima.com untuk melihat artike-artikel project planning yang lain.

Related posts:

  1. Cara Membuat Budget / Anggaran Proyek (Bagian Ke-1)
  2. Cara Membuat Anggaran / Budget Proyek (Bagian ke-2)
  3. Cara Menghitung Progress Proyek : Breakdown & Pembobotan (1)
  4. Cara Menghitung Progress Proyek : Level-3 Breakdown (2)
  5. Cara Membuat Rencana Proyek (Project Planing) : Perbedaan Lingkup Kerja dan Pengaruhnya Terhadap Anggaran Proyek

Comments

  1. Budi Hartono says

    jadi tertarik dgn pembahasan nya, bisa tolong contoh anggaran proyek yang sudah jadi.

  2. Priyantoro says

    Terima kasih untuk comment-nya mas Budi.
    Saya sudah tidak aktif lagi di proyek konstruksi. Tulisan2 ini adalah pengalaman yang saya dapat beberapa tahun lalu. Daripada hilang tertelan umur, saya coba tuliskan dalam blog saya ini. Semoga masih bermanfaat.

    Salam.

  3. Priyantoro says

    @diah : terima kasih untuk comment-nya, mbak diah. Sementara ini hanya yang tertulis di atas itu saja yang saya tahu tentang menyusun / menghitung budget manpower. Mudah-mudahan saya ada kesempatan untuk menulis artikel tentang : pengendalian budget manpower. Salamn.

  4. says

    Salam kenal Pak Pri,

    Terima kasih sudah bagi ilmunya bermanfaat sekali, kebetulan sekarang saya sedang bekerja di PT. Truba Jaya Engineering sebagai PPCC.

    Salam

  5. Sukma Nurjaya says

    Pak Pri,

    Sangat menarik pembahasaanya, saya sungguh sangat tertarik untuk dapat mengetahui penyusunan dan perhitungan budget manpower, kebetulan pekerjaan saya berkaitan dengan hal tersebut. Dengan senang hati apabila Pak Pri mau mengirimkan contoh tabelnya ke alamat email saya (sukma_nurjaya@yahoo.co.id)

    Terimakasih.

  6. Tri Wibowo says

    Kalau boleh tau, selama di TJE proyek mana sajakah yang pernah dikerjakan Pak. Kebetulan saya sudah 2 Proyek dengan TJE, namun sekarang saya sudah pindah perusahaan.

  7. Priyantoro says

    Makasih sudah mampir mas Bowo.
    Saya dulu ikut groupnya pak Resman dan pak Lusin (PM-1). Di TJE 1992-2001 dapat tugas di PLTU Bukit Asam 3-4, Paiton 5-6-7-8 sama Asam Asam (Banjarmasin) 1-2.

    Sukses di tempat baru mas !

  8. Priyantoro says

    Makasih mas Sukma untuk comment-nya.
    Mudah-mudahan saya segera ada waktu untuk melengkapi tabel-tabel. Sebenarnya prinsipnya simple saja. Data yang diperlukan : progress planning, productivity (mhr/ton, mhr/dia-inch, mhr/sqm, etc) dan qty pekerjaan.

  9. Marimanto says

    Salam kenal pak Pri,saya muridnya pak Mujiono dan pak Sigit Margono
    sampe sekrang saya masih di TJE,walaupun sudah bukan jurong lagi (Truba Jaya) yg sekarang,Alhamdulillah Artikel pak Pri sangat bermanfaat buat saya,klu gk keberatan tabelnya bisa kirim ke email saya,suwun we love Truba…!

  10. Priyantoro says

    Salam kenal juga mas Marimanto, terima kasih sudah mampir. Semoga saya diberi waktu untuk segera melengkapi tabel-tabel yang masih kurang. Salam sukses untuk teman-teman di TJE.

  11. Nursaid Aria Admaja says

    Pak Pri,

    Sangat menarik tentang pembahasaan di atas, dan saya sungguh sangat tertarik untuk dapat mengetahui penyusunan dan perhitungan budget manpower, kebetulan pekerjaan saya berkaitan dengan hal tersebut. Dengan senang hati apabila Pak Pri mau mengirimkan contoh tabelnya ke alamat email saya (nursaid.aa@gmail.com)

    Terimakasih.

  12. Leonardy says

    Tolong bantu Pak bagaimana Kalau untuk menghitung/membuat Manpower Planning vs Manpower Actual..
    Mungkin bapak ada formatnya yang bisa di aplikasikan

    Terima kasih sebelum dan sesudahnya.

  13. lani says

    Selamat siang Pak,
    Saya sangat senang sekali bisa membaca artikel yang Bapak tulis mengenai manhours yang memang sedang saya pelajari.
    Pak saya bisa minta tolong dikirim tentang tabel budget manhour, breakdown manhour, dan manmonth budget yang diartikel tersebut tertulis ‘ menyusul’ , karena saya bingung yang dikatakan manhour itu sebenarnya yang bagaimana?
    Misalnya untuk produksi 1 macam produk ada 2 tahap, tahap ke 1 waktu yg diperlukan 2 jam dengan 2 orang tenaga kerja, tahap ke 2 waktunya 1 jam dengan 3 orang tenaga kerja, apakah untuk produk tersebut yang dikatakan manhour adalah jumlah dari (2 x 2) + (1 x 3) = 7 ?
    Jadi untuk menyelesaikan produk tsb saya perlu waktu 7 jam ?
    Kalau saya mau mencari labor ratenya seumpama upah yg dikeluarkan untuk produksi tsb sebesar Rp 87.500,-, berarti labor rate per jamnya sebesar Rp 12.500,-.
    Pak mengenai tabelnya bisa minta tolong dikirim keemail saya yaitu sutanto.lani@yahoo.co.id karena saat ini saya benar-benar membutuhkannya.
    Atas perhatian dan bantuannya saya ucapkan banyak terima kasih.

  14. Priyantoro says

    Terima kasih bu Lani untuk comment-nya.
    Betul, untuk manhour dan manhour rate memang dihitung seperti itu. Saya sudah update posting-an saya dengan menyertakan tabel sederhana perhitungan perencanaan manhour dan manmonth. Semoga membantu. Salam sukses.

  15. lani says

    Selamat Pagi Pak Pri,
    Pak Pri saya mengucapkan banyak terima kasih atas bantuannya, dan saya akan pelajari dulu apa yang sudah Bapak update kan.
    Sekali lagi terima kasih dan sukses selalu

  16. yanti says

    Terimakasih banyak Pak Pri, bagus banget tulisan yg disampaikan, sangat membantu. Klo bsa minta tlng diemail contoh table nya. Salam kenal dri saya. YANTI

  17. didit RN says

    Dear Pak Pri,

    Tulisan yang menarik pak, saya tertarik…..
    cuman sudah g pernah di update ya pak ….??

    Kebetulan saya sekarang sedang diserahi tugas untuk mengestimasi pekerjaan konstruksi PLTU,
    mungkin pak pri ada refrensi buku ato link yang membahas tenteng urutan-urutan pekerjaan konstruksi powerplant termasuk estimasi budgetnya.
    Pada tulisan2 lain pak Pri sudah cukup jelas mengenai WBS ttg pekerjaan konstruksi powerplant, cuma saya masih ingin tahu urutan2/step2 konstriknya seperti apa.

    Terima kasih atas perhatian bapak.
    Sukses terus

    Salam,

    Didit

    (table2 nya mgkn bs di email pak untuk sharing, trims sebelumnya)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>