Cara Membuat Anggaran / Budget Proyek (Bagian ke-2)

 Business & Management  No Responses »
Nov 072011
 

Dalam tulisan sebelumnya telah saya uraikan hal-hal yang harus dilakukan sebelum mulai menyusun anggaran (budget) proyek, yaitu :

1. Mempelajari dokumen kontrak secara seksama dan memahami scope of work atau pembagian tanggung jawab antara kontraktor dan pemilik proyek (owner).

2. Membuat work breakdown structure (WBS) dari proyek yang akan dikerjakan.

3. Menyusun struktur organisasi dari team yang akan diterjunkan untuk menangani proyek.

4. Menentukan cost breakdown structure (CBS) dari anggaran yang akan disusun.

Dalam menyampaikan cara penyusunan anggaran proyek ini, saya akan mengambil studi kasus proyek pembangunan PLTU Banjarmasin (Asam Asam) Unit-1 dan 2 2×65 MW di Kalimantan Selatan. Dalam proyek tersebut perusahaan tempat saya bekerja, PT Truba Jurong Engineering, mendapatkan kontrak pekerjaan konstruksi paket Boiler dari Mitsui Engineering and Shipbuilding. Selama 2 tahun saya mendapat penugasan dalam proyek tersebut.

Work breakdown structure dari proyek konstruksi Boiler PLTU Asam Asam dapat diuraikan menjadi pekerjaan-pekerjaan sbb :

WBS-01 Boiler House Steel Structure
WBS-02 Boiler Pressure Parts
WBS-03 Auxiliary Equpments
WBS-04 Ducting and Raw Coal Silo
WBS-05 Boiler Piping
WBS-06 Electrostatic Precipitator
WBS-07 Chimney
WBS-08 Electrical & Control Instruments
WBS-09 Insulation & Refractory
WBS-10 Painting
WBS-11 Material Handling
WBS-12 Site Management

Perlu diketahui bahwa dalam anggaran proyek dikenal apa yang namanya biaya langsung (direct cost) dan biaya tidak langsung (indirect cost).

Direct cost adalah biaya untuk pengadaan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang menghasilkan progress secara langsung. Contohnya adalah biaya yang diperlukan untuk menggaji fitter dan tukang las, untuk pembelian kawat dan sewa mesin las yang dipakai untuk pekerjaan pemasangan pipa main steam yang menghubungkan boiler dan steam turbune.

Sementara indirect cost adalah biaya yang diperlukan untuk pengadaan sumber daya bagi aktivitas proyek yang tidak langsung menghasilkan progress. Contohnya adalah gaji untuk staff bagian Keuangan. Meskipun tanpa staff bagian Keuangan aktivitas proyek tidak akan bisa berjalan, tetapi segala aktivitasnya tidak pernah diperhitungkan dalam perhitungan progress proyek.

Singkat kata direct cost adalah biaya untuk aktivitas yang langsung menghasilkan progress, sementara indirect cost adalah biaya untuk aktivitas yang bersifat mendukung pekerjaan-pekerjaan penghasil progress.

Team yang memiliki budget direct cost biasa dikenal dengan production atau construction team. Sementara lainnya dikenal sebagai supporting team. Dari uraian WBS di atas, WBS-01 sampai WBS-11 adalah construction team. Sedangkan supporting team yang dikumpulkan dalam WBS-12 biasanya terdiri atas seksi-seksi : project planing & control, quality control, safety, finance & inventory, purchasing dan personalia (HRD). Jika digambarkan dalam struktur organisasi, maka akan didapatkan bagan sbb :


Langkah selanjutnya adalah menentukan cost breakdown structure (CBS) dari anggaran yang akan disusun. Setelah mempelajari kontrak dengan seksama, diputuskan untuk membuat budget dengan pos-pos anggaran sbb :

A Direct dan Indirect Labor
B Contractor Staff
C Construction Equipments
D Tools
E Consumables
F Sub Contracting Cost
G Mobilization & Demobilization
H Temporary Facilities
I Site Operation Cost

Kini kita pun siap untuk mulai menyusun anggaran proyek. Pada umumnya penyusunan budget proyek dilakukan atas dasar data-data performance dari proyek sebelumnya. Untuk itu team penyusun budget sebaiknya memiliki pengalaman sudah pernah mengelola proyek.

Cara penyusunan budget secara detail akan saya ulas dalam artikel berikutnya.

Silakan ke Daftar Isi untuk membaca artikel-artikel yang lain.

 Posted by Priyantoro at 5:27 pm  Tagged with: ,

Cara Membuat Budget / Anggaran Proyek (Bagian Ke-1)

 Business & Management  No Responses »
Nov 052011
 

Sebelum proyek dimulai hendaknya team yang akan menjalankan proyek bersangkutan menyusun atau membuat budget (rencana anggaran) proyek. Budget proyek berisi rencana alokasi biaya (anggaran) yang akan dipakai untuk menyelesaikan proyek.

Persoalan yang sering muncul adalah sampai seberapa detail kita harus membuat rencana anggaran suatu proyek. Misalnya apakah kita harus menganggarkan atau membuat budget peralatan kerja (tools) dan consumables sedetail-detailnya hingga setiap item kita tentukan budgetnya ? Ataukah cukup secara garis besar saja ?

Kemudian apakah kita cukup membuat rencana anggaran secara total saja tanpa perlu membuat breakdown bulanan ? Mudah-mudahan pertanyaan ini bisa terjawab melalui tulisan singkat ini.

Sekalim lagi dalam menguraikan cara membuat budget proyek saya akan mengambil contoh kasus proyek konstruksi pembangunan PLTU (Pembangkit Listrik Tenaga Uap), karena pengalaman saya semuanya dalam proyek PLTU.

Hal pertama yang harus dilakukan sebelum mulai menyusun budget proyek adalah mempelajari kontrak dengan seksama. Dua hal yang harus dilihat dalam kontrak adalah pembagian tugas (scope of work) antara kontraktor dan client dan jadwal pelaksanaan proyek.

Meskipun jenis proyeknya sama, scope of work bisa berbeda antara satu proyek dengan proyek yang lain. Untuk melihat beberapa contoh perbedaan scope of work silakan membaca perbedaan scope of work dan pengaruhnya terhadap anggaran proyek.

Anggaran atau budget suatu proyek biasanya terbagi menjadi beberapa pos anggaran. Susunan beberapa pos anggaran tersebut dikenal dengan nama Cost Breakdown Structure (CBS). Berikut adalah contoh CBS proyek konstruksi pembangunan PLTU :

A Direct dan Indirect Labor
B Contractor Staff
C Heavy Equipments
D Tools
E Consumables
F Mobilisasi & Demobilisasi
G Temporary Facilities
H Suplai Permanent Material
I Sub Contracting Cost
J Insurance

CBS di atas adalah CBS level-1. Setiap proyek bisa memiliki CBS yang berbeda, meskipun jenis proyeknya sama. Semuanya tergantung pada scope of work yang ada di dalam kontrak.

Agar penyusunan dan pengendalian anggaran proyek bisa dilakukan dengan lebih mudah dan lebih teliti, CBS level-1 perlu dipecah-pecah (dibreak-down) lagi menjadi pos-pos anggaran yang lebih detail, atau biasa dikenal juga dengan istilah CBS level-2.

Selain Cost Breakdown Structure, dalam menyusun budget suatu proyek kita juga memerlukan adanya Work Breakdown structure (WBS). Jika CBS memperlihatkan uraian anggaran berdasarkan pos-pos pembelanjaan, maka WBS memperlihatkan uraian suatu proyek berdasarkan jenis pekerjaannya. Silakan membaca breakdown dan pembobotan proyek untuk mengetahui WBS lebih jauh.

Sebelum mulai menyusun anggaran proyek, kita juga harus membuat membuat jadwal proyek terlebih dahulu. Jadwal ini nantinya kita perlukan untuk menentukan mobilisasi dan demobilisasi tenaga kerja, staff dan peralatan proyek. Untuk menentukan saat mobilisasi dan demobilisasi seringkali kita harus membuat jadwal proyek hingga WBS level-2 atau bahkan level-3.

Dalam proyek konstruksi pembangunan PLTU jadwal berikut ini selalu ditentukan dalam kontrak : first column erection, steam drum lifting, boiler hydrostatic test, first firing dan first synchronization. Berdasarkan target dates dari kelima milestone tersebut, jadwal konstruksi PLTU secara keseluruhan bisa disusun.

Kemudian kita juga harus menyusun struktur organisasi project team. Struktur ini nantinya kita pakai sebagai dasar pembuatan jadwal penugasan staff (contractor staff schedule) dalam proyek bersangkutan. Biasanya struktur organisasi proyek dirumuskan bersama oleh project manager, site manager dan project control engineer.

Kini setelah mengidentifikasi scope of work dengan seksama, menentukan Work Breakdown structure, jadwal masing-masing pekerjaan, struktur organisasi team yang akan diterjunkan ke dalam proyek, dan rencana pos-pos anggaran yang akan dihitung biayanya (cost breakdown structure), maka kita pun siap untuk menyusun anggaran proyek secara keseluruhan.

Silakan baca artikel berikutnya untuk mempelajari cara menyusun budget proyek secara lebih detail.

Silakan ke Daftar Isi untuk membaca artikel-artikel yang lain.

 Posted by Priyantoro at 8:24 am  Tagged with: ,

Cara Menghitung Progress Proyek : Level-3 Breakdown (2)

 Business & Management  No Responses »
Nov 162010
 

Dalam posting kali ini saya akan melanjutkan artikel tentang Cara Menghitung Progress Proyek, dengan case Proyek PLTU Karangwuni 2×65 MW.

LANGKAH KE-3 adalah membuat work breakdown structure (WBS) level-3 dari masing-masing WBS level-2.

Misalkan untuk WBS 2-02 Pressure Parts dapat dirinci lagi menjadi :

WBS 2-02-01 Pressure Parts Hangers
WBS 2-02-02 Steam Drum
WBS 2-02-03 Downcomers
WBS 2-02-04 Water Wall
WBS 2-02-05 Economizers
WBS 2-02-06 Backpass & Roof Panel
WBS 2-02-07 Boiler Roof Piping
WBS 2-02-08 Superheaters
WBS 2-02-09 Sootblowers
WBS 2-02-10 Control Buckstay, Skin Casing & Outer Casing
WBS 2-02-11 Combustion Burners

WBS 2-09 Insulation and Refractory dapat dibreakdown lagi menjadi :

WBS 2-09-01 Refractory
WBS 2-09-02 Pressure Parts Insulation
WBS 2-09-03 Insulation Hot Air Ducting
WBS 2-09-04 Insulation Flue Gas Ducting
WBS 2-09-05 Insulation for Equipments
WBS 2-09-06 Insulation for Electrostatic Precipitator
WBS 2-09-07 Piping Insulation

LANGKAH KE-4 : Setelah semua WBS level-2 dirinci menjadi WBS level-3, maka kita juga harus memberikan prosentase pembobotan untuk masing-masing item level-3. Pembobotan item pekerjaan level-3 dapat dilakukan dengan cara yang sama dengan level-2 jika memang tersedia data rincian harga proyek (price breakdown) sampai level-3.

Jika data price breakdown level-3 tidak tersedia, maka perhitungan pembobotan dapat dilakukan dengan mempergunakan data quantity dari masing-masing item level-3 (ton, meter, sq.meter, pcs, etc). Data quntity ini bisa didapatkan dari bill of quantity (BOQ) yang merupakan bagian dari dokumen tender.

Contoh pembobotan level-3 dapat dilihat pada tabel WBS 2-02 Boiler Pressure Parts di bawah ini :

 Posted by Priyantoro at 3:01 pm  Tagged with: ,

Cara Menghitung Progress Proyek : Breakdown & Pembobotan (1)

 Business & Management  7 Responses »
Nov 152010
 


Progress S-Curve

Sebagai bagian dari tata laksana proyek yang baik, setiap proyek harus diukur progressnya sepanjang durasi proyek bersangkutan. Perhitungan aktual progress yang didapat kemudian dibandingkan dengan progress planing untuk periode yang sama. Dari perbandingan antara aktual progress vs plan progress, akan diketahui apakah suatu proyek dalam kondisi ahead schedule, on schedule atau behind schedule.

Untuk itu sebelum proyek dimulai kita hendaknya sudah memiliki kesepakatan dengan pemberi proyek tentang bagaimana cara menghitung progress proyek bersangkutan. Hal ini sangat penting, karena selain untuk mengukur performance proyek, kita juga memerlukan klaim progress yang sudah disetujui klien untuk menagih pembayaran.

Pada proyek yang berdurasi beberapa bulan hingga beberapa tahun, perhitungan progress biasanya dilakukan setiap awal bulan dengan cut-off date tanggal 30 atau 31.

Berikut akan saya berikan contoh cara perhitungan progress proyek PLTU (Pembangkit Listrik Tenaga Uap) untuk paket steam generator (boiler).

Sebagaimana praktek yang umum terjadi, proyek PLTU biasanya dibagi menjadi beberapa paket, yaitu : pekerjaan sipil (civil work) yang meliputi persiapan lahan hingga pekerjaan pondasi, steam generator (boiler), coal and ash handling, electrical & control, steam turbine & generator dan balance of plant. Setiap paket biasanya dikerjakan oleh kontraktor yang berbeda. Contoh yang akan saya berikan berikut ini adalah untuk proyek paket steam generator (boiler).

LANGKAH KE-1 dalam menyusun perhitungan progress proyek adalah menentukan Work Breakdown Structure-nya. Jika kita anggap paket steam generator sebagai WBS level-1, kita perlu menyusun WBS level-2 dan level-3. Tiga level WBS ini sudah sangat mencukupi untuk melakukan perhitungan progress dan pengendalian jadwal proyek.

Dari WBS level-1 Steam Generator kita bisa mebuat breakdown level-2 sebagai berikut :

WBS 2-01 Boiler House Steel Structure
WBS 2-02 Pressure Parts
WBS 2-03 Auxiliary Equipments
WBS 2-04 Air and Flue Gas Ducting
WBS 2-05 Coal Pipe & Boiler Piping
WBS 2-06 Electrostatic Precipitator
WBS 2-07 Electrical & Lighting
WBS 2-08 Instrumentation & Control
WBS 2-09 Refractory & Insulation
WBS 2-10 Painting

LANGKAH KE-2 adalah menghitung prosentase bobot masing-masing WBS level-2 di atas terhadap nilai/bobot keseluruhan paket steam generator. Untuk menghitung bobot prosentase ini kita memerlukan data nilai kontrak proyek paket steam generator

Pada saat mengajukan proposal harga dalam proses tender biasanya kita diminta untuk membuat rincian harga (price breakdown). Misalkan untuk proyek konstruksi boiler pada PLTU Karangwuni yang berkapasitas 2 x 65 MW nilainya adalah USD 5,950,876.60, maka breakdown price-nya kira-kira akan seperti di bawah ini :

Berdasarkan data di atas kita bisa menghitung bobot prosentase dari masing-masing WBS level-2. Misalkan untuk WBS 2-01 Boiler House Steel Structure bobot prosentasenya adalah :

Harga Boiler House Steel Str / Harga Total Proyek x 100% =

1,263,505.07 / 5,950,876.60 x 100% = 21.23%

Setelah kita hitung satu per satu, maka bobot masing-masing WBS level-2 dapat dilihat pada tabel berikut ini :

 Posted by Priyantoro at 9:38 pm  Tagged with: ,

Cara Membuat Rencana Proyek (Project Planing) : Pahami Scope of Work Sebelum Memulai Perencanaan Proyek !

 Business & Management  5 Responses »
Mar 032010
 

Setiap kontrak proyek di dalamnya selalu mencantumkan klausul/bab/pasal tentang pembagian tanggung jawab antara pemilik dan kontraktor, atau antara main contractor dan sub contractor. Pembagian tanggung jawab sering disebut juga dengan division of responsibility atau scope of work.

Seorang project planer mutlak harus memahami lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakan. Dia harus mempelajari project contract sebelum mulai membuat planing. Akan lebih bagus jika seorang project planer sudah mulai terlibat suatu proyek sejak proses bidding/tender, karena akan membuat dia benar-benar memahami detail proyek yang akan dilaksanakannya.

Berikut ini adalah pembagian tanggung jawab paling umum antara main contractor dan sub contractor yang saya jumpai selama 10 tahun bekerja pada proyek konstruksi PLTU.

Main contractor mensuplai semua peralatan yang harus dipasang, spesifikasi, gambar kerja, prosedur pemasangan mesin-mesin PLTU, testing procedure dan menyediakan lahan untuk pembangunan temporary facilities di area proyek.

Sub contractor menyediakan tenaga kerja, peralatan & perlengkapan kerja, peralatan kantor, heavy equipment, consumable, temporary facilities, tranportasi dan akomodasi staff & karyawan sub contractor.


PLTU Paiton, Jawa Timur

Beberapa hal berikut perlu mendapat perhatian khusus, karena seringkali ada perbedaan antara satu proyek PLTU dengan proyek PLTU yang lain.

Setiap system yang ada di PLTU harus menjalani conformity test setelah semua bagiannya terpasang dengan baik. Conformity test ini dimaksudkan agar PLTU mampu beroperasi menghasilkan listrik dengan input dan output yang telah ditentukan dalam tahap design engineering.

Conformity test yang paling utama/besar adalah boiler hydrostatic test, di mana pressure parts (economizers, evaporators, steam drum, roof & backpass dan superheaters) diberi uji tekanan air tertentu dan ditahan selama waktu tertentu tanpa diperbolehkan ada kebocoran sama sekali.

Untuk melaksanakan boiler hydrostatic test diperlukan demineralized water (air yang sudah dihilangkan kandungan mineralnya/air murni). Jika proyek yang sedang dilaksanakan merupakan perluasan dari existing plant, maka demin water bisa diambil dari plant yang sudah beroperasi. Tetapi jika existing plant tidak ada, maka perlu dilakukan produksi demin water dengan peralatan sementara. Perlu dilihat di dalam kontrak, siapa yang bertanggung jawab untuk menyediakan alat produksi demin water.

Dari beberapa kali penugasan ke proyek PLTU, hanya di Asam Asam saya menemui spesifikasi/prosedur yang menyebutkan bahwa semua air & flue gas ducting harus menjalani air leak test. Sementara di proyek yang lain cukup dengan ultra probe test. Air leak test adalah memberikan tekanan udara pada suatu ruangan, untuk mengetahui tingkat kebocoran yang ada. Nilai kebocoran yang diijinkan sudah ditentukan dalam spesifikasi.

Air leak test pada boiler ducting memiliki kesulitan cukup tinggi dan memerlukan biaya ekstra untuk membuat temporary blank plates. Kesulitan yang paling umum dijumpai adalah mencegah kebocoran pada damper dan sliding gates area. Akan lebih baik jika pada saat negosiasi kontrak, kita menyarankan untuk melakukan ducting conformity test dengan metode selain air leak test.

Pembahasan tentang kasus-kasus perbedaan scope of work/ division of resposibility saya lanjutkan dalam Cara Membuat Rencana Proyek (Project Planing) : Perbedaan Lingkup Kerja dan Pengaruhnya Terhadap Anggaran Proyek.

 Posted by Priyantoro at 11:50 am  Tagged with: , , ,
© 2012 kqlima.com Suffusion theme by Sayontan Sinha